-

Privacy Policy

Pam cael polisi preifatrwydd?

Mae Cyngor Tref Castell-nedd wedi ymrwymo i ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ei wasanaethau. Wedi’i nodi yn yr hysbysiad hwn mae polisi/arfer y Cyngor sy’n ymdrin â ‘data personol’/gwybodaeth (data personol) ac i gyflawni gofynion y ddeddfwriaeth Diogelu Data (y Ddeddfwriaeth) sy’n cael ei reoleiddio a’i orfodi gan Swyddog y Comisiwn Gwybodaeth (gweler yn ddiweddarach am Manylion cyswllt).

Pwy ydym ni

Mae Cyngor Tref Castell-nedd yn haen o lywodraeth leol. Rydym yn darparu gwasanaethau i drigolion Castell-nedd a’r ardaloedd cyfagos. Rydym yn berchen ar yr asedau canlynol ac yn eu cynnal:

Castell Nedd
Neuadd y Dref Castell Nedd
Canolfan Gymunedol Cimla, Canolfan Gymunedol Melyncryddan a Chanolfan Gymunedol Castell-nedd
Safleoedd Rhandiroedd Fairyland a Melin
Amrywiol Eiddo Buddsoddi ledled Canol Tref Castell-nedd
Arosfannau Bws a Seddi Ymyl y Ffordd
Diffibrilwyr
Goleuadau Nadolig Castell Nedd
Basgedi Crog a Baneri’r Haf

Beth yw data personol?

Gall gwybodaeth bersonol fod yn unrhyw beth sy’n adnabod person byw yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol ac sy’n ymwneud ag ef. Gall hyn gynnwys gwybodaeth a all, o’i chysylltu â gwybodaeth arall, adnabod person.

Mae rhywfaint o’r wybodaeth yn ‘arbennig’ ac angen mwy o amddiffyniad oherwydd ei sensitifrwydd. Yn aml mae’n wybodaeth na fyddech chi ei heisiau’n hysbys iawn ac mae’n bersonol iawn i chi. Mae hyn yn debygol o gynnwys unrhyw beth a all ddatgelu eich:

  • rhywioldeb ac iechyd rhywiol
  • credoau crefyddol neu athronyddol
  • ethnigrwydd
  • iechyd corfforol neu feddyliol
  • aelodaeth undeb llafur
  • barn wleidyddol
  • data genetig/biometrig
  • hanes troseddol

Pwy sy’n gyfrifol am ddata personol?

Rheolyddion Data
Cyngor Tref Castell-nedd yw’r rheolydd data o dan y Ddeddfwriaeth mewn perthynas â’r holl ddata personol a gesglir. Manylion cyswllt y Cyngor yw:

Neath Town Council
Administration Offices – First Floor
10 – 12 Orchard Street
NEATH SA11 1DU
Telephone: 01639 642126
Email: [email protected]

Swyddogion Prosesu Data’r Cyngor

Swyddogion Prosesu Data’r Cyngor yw:

Clerc Tref Castell Nedd
Dirprwy Glerc y Dref a Swyddog Cyllid
Swyddog Gweinyddol/Cyfryngau Cymdeithasol
Gweinyddwr Swyddfa
Swyddog Ymgysylltu Cymunedol

Sut mae’r Cyngor yn gwneud penderfyniadau ac yn prosesu data personol?

Mae pwerau’r Cyngor yn deillio o ddeddfwriaeth. Yn unol â’r pwerau hyn fel arfer gwneir penderfyniadau yng Nghyfarfodydd y Cyngor. Fodd bynnag, mae’r Cyngor yn dirprwyo rhai penderfyniadau i Swyddogion.

Wrth ddefnyddio data personol, bydd y Cyngor yn cydymffurfio â chyfres o egwyddorion diogelu data. Pwrpas yr egwyddorion hyn yw eich diogelu. Bydd y Cyngor yn:

  • Prosesu’r holl wybodaeth bersonol yn gyfreithlon, yn deg ac mewn modd tryloyw;
  • Casglu gwybodaeth bersonol at ddiben penodol, eglur a chyfreithlon;
  • Sicrhau bod y wybodaeth bersonol a brosesir yn ddigonol, yn berthnasol ac yn gyfyngedig i’r dibenion y’i casglwyd;
  • Sicrhau bod y wybodaeth bersonol yn gywir ac yn gyfredol;
  • Peidiwch â chadw eich gwybodaeth bersonol am fwy o amser nag sy’n angenrheidiol at y diben(ion) y’i casglwyd;
  • Cadwch eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel gan ddefnyddio mesurau technegol neu sefydliadol priodol.

Pam fod y Cyngor yn prosesu data personol?

Mae angen gwybodaeth amdanoch i, er enghraifft;

  • darparu a rheoli gwasanaethau i chi a’r ardal y mae’r Cyngor yn ei chynrychioli megis;
  • ymgynghoriad ar gais cynllunio
  • ymholiadau a chwynion;
  • digwyddiadau;
  • grantiau;
  • cyhoeddusrwydd;
  • canolfannau cymunedol;
  • hawliadau cyfreithiol a hawliadau eraill;
  • hyfforddi a rheoli staff i gyflwyno’r gwasanaeth;
  • ymchwilio i gwynion sydd gennych am y gwasanaethau;
  • cadw golwg ar wariant ar wasanaethau;
  • gwirio ansawdd gwasanaethau; a
  • i helpu gydag ymchwil a chynllunio gwasanaethau newydd.

Nid bob amser, ond ar adegau a chyn defnyddio’r data personol a dderbyniwyd, efallai y bydd y Cyngor angen eich caniatâd. (Os oes angen eich caniatâd, fe’ch gwahoddir i lofnodi hysbysiad caniatâd a’i ddychwelyd i’r Cyngor. Fodd bynnag, NI fydd rheidrwydd arnoch i roi eich caniatâd a gellir tynnu unrhyw ganiatâd a roddir yn ôl yn ddiweddarach.)

Sut mae’r gyfraith yn caniatáu i’r Cyngor ddefnyddio’ch data personol?

Mae sawl achlysur pan fo’r gyfraith yn caniatáu i’r Cyngor ddefnyddio’ch data personol:

  • lle rydych chi, neu eich cynrychiolydd, wedi rhoi caniatâd penodol at ddiben(ion) prosesu penodol;
  • eich bod wedi ymgymryd â chontract gyda’r Cyngor neu wedi cymryd camau sy’n arwain at ddyfarnu contract;
  • at ddibenion cyflogaeth;
  • cydymffurfio â dyletswyddau statudol y Cyngor;
  • eich diogelu chi neu “fuddiannau hanfodol” unigolyn arall mewn argyfwng;
  • i ymgymryd â thasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod a roddwyd i’r Cyngor;
  • i ymdrin â hawliad/hawliadau cyfreithiol a hawliadau eraill;
  • rydych wedi sicrhau bod eich data ar gael yn gyhoeddus;
  • at ddibenion archifo, ymchwil neu ystadegol; a
  • ar gyfer buddiannau cyfreithlon – noder y gall y Cyngor ddibynnu ar y sail hon dim ond os yw’n prosesu am reswm dilys heblaw cyflawni tasgau fel awdurdod cyhoeddus.

Sylwer: Mae rheolau amgen yn berthnasol ar gyfer prosesu’r categorïau “sensitif”/arbennig o ddata personol, y cyfeirir atynt uchod.

Cydsyniad

Os ydych wedi rhoi eich caniatâd i’r Cyngor, mae gennych yr hawl i’w ddileu unrhyw bryd. Os ydych am ddileu eich caniatâd, cysylltwch â Swyddogion i ddelio â’ch cais.

Pryd fydd y Cyngor yn defnyddio’r data personol?

Bydd y Cyngor ond yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol os oes ei hangen er mwyn darparu gwasanaeth neu fodloni gofyniad.

Os yw’r Cyngor yn defnyddio’ch data personol ar gyfer ymchwil a dadansoddi, bydd yn cael ei gadw’n ddienw neu’n defnyddio enw gwahanol oni bai eich bod wedi cytuno y gellir defnyddio’ch data personol. Nid yw’r Cyngor yn gwerthu, rhentu na chyfnewid eich gwybodaeth bersonol i sefydliad arall.

Pwy all dderbyn eich gwybodaeth hefyd?

Weithiau mae gan y Cyngor ddyletswydd gyfreithiol i ddarparu eich data personol i sefydliadau eraill a gallai hyn fod yn drech na’ch hawl i breifatrwydd, er enghraifft:

  • er mwyn canfod ac atal trosedd a thwyll; neu
  • os oes risgiau difrifol i’r cyhoedd, neu staff; neu
  • os oes argyfwng.

Yn ogystal, efallai y bydd gan y Cyngor ddyletswydd gyfreithiol i rannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau i gefnogi’r gwaith o ddarparu’r gwasanaethau y mae’n eu darparu, megis HMRC, GIG, Cyngor Bwrdeistref Sirol CNPT, yr Heddlu, y Gwasanaeth Tân; ac o bosibl sefydliadau gwirfoddol.

Data Gweithwyr

Rydym yn prosesu data personol sy’n ymwneud â’r rhai rydym yn eu cyflogi i weithio, neu sy’n cael eu cyflogi fel arall i weithio. Mae’r Cyngor Tref yn gwneud hyn at ddibenion cyflogaeth, i gynorthwyo gyda rhedeg y Cyngor a/neu i alluogi unigolion i gael eu talu.

Mae’r data personol yn cynnwys dynodwyr fel Enw, Dyddiad Geni, Nodweddion personol megis rhyw a grŵp ethnig, cymwysterau a gwybodaeth am absenoldeb.

Ni fydd y Cyngor yn rhannu gwybodaeth amdanoch gyda thrydydd parti heb eich caniatâd oni bai bod y gyfraith yn caniatáu neu’n mynnu ein bod yn gwneud hynny. Weithiau mae’n ofynnol i ni rannu rhywfaint o’ch data personol gyda Chyrff Statudol, er enghraifft i CThEM at ddibenion treth neu heddluoedd ar gyfer atal trosedd.

Am ba mor hir fydd y data personol yn cael ei gadw?

Bydd y Cyngor ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y mae angen ei chadw ac mae’r cyfnod cadw naill ai wedi’i nodi ym Mholisi Rheoli Cofnodion y Cyngor neu yn y Ddeddfwriaeth. Bydd rheswm da neu gyfreithiol dros gadw eich data personol am gyfnod penodol.

Unwaith na fydd angen eich gwybodaeth mwyach, caiff ei dinistrio’n ddiogel ac yn gyfrinachol. Gellir gweld copi o Bolisi Rheoli Cofnodion y Cyngor yn www.neathtowncouncil.gov.uk, neu drwy gysylltu â’r Cyngor.

Beth yw eich hawliau?

Mae gennych rai hawliau o dan y Ddeddfwriaeth, sef:

✓ Yr hawl i weld unrhyw wybodaeth bersonol sydd gan y Cyngor amdanoch;

✓ Yr hawl i gywiro. Rhaid i’r Cyngor gywiro data anghywir neu anghyflawn o fewn mis;

✓ Yr hawl i ddileu. Mae gennych yr hawl i gael dileu eich data personol ac i atal prosesu oni bai bod gan y Cyngor reswm neu rwymedigaeth gyfreithiol i brosesu eich data personol;

✓ Yr hawl i gyfyngu ar brosesu. Mae gennych yr hawl i atal prosesu. Dim ond gwybodaeth amdanoch chi y gall y Cyngor ei chadw er mwyn sicrhau bod y cyfyngiad yn cael ei barchu yn y dyfodol;

✓ Yr hawl i gludadwyedd data. Bydd y Cyngor yn rhoi eich data personol i chi ar ffurf electronig ddarllenadwy pan ofynnir i chi.

I wneud cais am gopi o’r wybodaeth hon, rhaid i chi wneud cais gwrthrych am wybodaeth yn ysgrifenedig i Swyddog Diogelu Data’r Cyngor, naill ai drwy lythyr, e-bost neu drwy ddull arall y cytunwyd arno:

Er mwyn galluogi’r Cyngor i ddelio â’r cais bydd angen i chi gynnwys eich enw a’ch cyfeiriad presennol, prawf adnabod (fel copi o’ch trwydded yrru, pasbort neu ddau fil cyfleustodau gwahanol sy’n dangos eich enw a’ch cyfeiriad), a chymaint o fanylion â phosibl er mwyn i’r awdurdod allu nodi unrhyw wybodaeth sydd ganddo.

Fodd bynnag, ni fydd y Cyngor yn gadael i chi gael data sy’n cynnwys:

  • Gwybodaeth gyfrinachol am bobl eraill; neu
  • Data a fydd yn achosi niwed difrifol i’ch lles corfforol neu feddyliol chi neu rywun arall; neu
  • Os gallai’r wybodaeth rwystro’r Cyngor rhag atal neu ganfod trosedd.
  • I dderbyn copi am ddim o’ch data personol o fewn mis calendr o dderbyn eich cais;

A yw data personol y Cyngor yn trosglwyddo i drydedd wlad a ble mae’r data personol yn cael ei gadw?

Mae’r Cyngor yn storio data copi papur dan glo yn ei swyddfa, mae pob cyfrifiadur wedi’i ddiogelu gan gyfrinair a data personol electronig yn cael ei storio yn y “cwmwl” yn y DU. Mae’r rhyngrwyd yn fyd-eang, a gall fod adegau pan fydd y data’n gadael y DU. Mae’n bosibl hefyd y bydd gwybodaeth a ddarperir yn cael ei throsglwyddo dros dro drwy lwybr y tu allan i’r UE wrth iddo fynd rhyngoch chi a’r Cyngor.

Dylech hefyd fod yn ymwybodol na ellir gwarantu bod data a drosglwyddir drwy’r Rhyngrwyd yn gwbl ddiogel wrth ei drosglwyddo. Ni all y Cyngor sicrhau na gwarantu diogelwch unrhyw wybodaeth a drosglwyddwch i’r Cyngor boed hynny drwy e-bost neu fel arall.

Diogelwch eich gwybodaeth a sut mae’r Cyngor yn diogelu’r data personol?

Diogelwch eich gwybodaeth a sut mae’r Cyngor yn diogelu’r data personol?

  • Mae rheoli mynediad i systemau a rhwydweithiau yn ein galluogi i atal pobl nad ydynt yn cael gweld eich gwybodaeth bersonol rhag cael mynediad iddi;
  • Golygu gwybodaeth bersonol ar bob e-bost a gohebiaeth i’r swyddfa sy’n cael eu rhoi i’r cyhoedd.
  • Hyfforddi staff i’w gwneud yn ymwybodol o sut i drin gwybodaeth a sut a phryd i adrodd pan aiff rhywbeth o’i le; a Cadw’n gyfoes â’r diweddariadau diogelwch diweddaraf (a elwir yn gyffredin yn glytiau.).
  • Nid yw galwadau ffôn i’r Cyngor yn cael eu recordio.
  • E-byst – Os byddwch yn e-bostio’r Cyngor efallai y byddwn yn cadw cofnod o’ch cyswllt a’ch cyfeiriad e-bost a’r e-bost ar gyfer ein cofnodion o’r trafodiad. Am resymau diogelwch ni fyddwn yn cynnwys unrhyw wybodaeth gyfrinachol amdanoch mewn unrhyw e-bost a anfonwn atoch, oni bai eich bod yn cydsynio i hyn.
  • Bydd unrhyw wybodaeth a ddarperir trwy Dudalen Gyswllt y Cyngor ar ei Wefan a lle rydych yn ymholi am wasanaethau neu os ydych yn dymuno dweud rhywbeth arall wrthym megis gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn yn cael ei defnyddio at y dibenion y credwn yn rhesymol y darparwyd ar eu cyfer.

Prosesu pellach

Os ydym yn dymuno defnyddio eich data personol at ddiben newydd, nad yw’n dod o dan yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, yna byddwn yn rhoi Hysbysiad Preifatrwydd i chi yn egluro’r defnydd newydd hwn cyn dechrau’r prosesu ac yn nodi’r dibenion a’r amodau prosesu perthnasol. Lle a phryd bynnag y bo angen, byddwn yn gofyn am eich caniatâd ymlaen llaw i’r prosesu newydd.

Cwcis

Category Cookie Name Purpose
Google Analytics _ga,_ga_MLZ6GL8S3H Used to see how our website users navigate the site
Necessary Cookies PHPSESSID Necessary cookies enable core functionality. The website cannot function properly without these cookies, and can only be disabled by changing your browser preferences.
Necessary Cookies aubergine_cookie_consent Necessary cookies enable core functionality. The website cannot function properly without these cookies, and can only be disabled by changing your browser preferences.
Necessary Cookies close_site_notice Necessary cookies enable core functionality. The website cannot function properly without these cookies, and can only be disabled by changing your browser preferences.
Necessary Cookies _GRECAPTCHA Necessary cookies enable core functionality. The website cannot function properly without these cookies, and can only be disabled by changing your browser preferences.

Change your cookie settings

Do you want to accept Google Analytics cookies?

Newidiadau i’r Hysbysiad hwn

Rydym yn adolygu’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rheolaidd a byddwn yn rhoi unrhyw ddiweddariadau ar www.neathtowncouncil.gov.uk. Diweddarwyd yr Hysbysiad hwn ddiwethaf ym mis Gorffennaf 2024.

Sut i wneud cwyn neu sylw?

Os hoffech wneud cwyn neu sylw, cysylltwch â’r Cyngor, er enghraifft, drwy alw yn y swyddfa, neu drwy lythyr neu e-bost.

Gallwch hefyd gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

The Information Commissioner’s Office Wales
2nd Floor – Churchill House
Churchill Way
Cardiff CF10 2HH
Telephone: 029 2067 8400 / Fax: 029 2067 8399
Email: [email protected]

The office welcomes calls in Welsh on 029 2067 8400. Mae’r swyddfa yn croesawu galwadau yn Gymraeg ar 029 2067 8400, or The Information Commissioner Wycliffe House Water Lane Wilmslow Cheshire SK9 5AF Phone: 08456 30 60 60